Procedury wewnętrzne

PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH  W URZĘDZIE GMINY W ŻUKOWIE

§ 1. 

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. W wykonaniu obowiązków przewidzianych Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) ustala się procedurą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Gminy w Żukowie. Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad przyjmowania zgłoszeń, ich weryfikacji, podejmowania działań wyjaśniających oraz następczych. 

2. W związku z przyjęciem niniejszej procedury ustala się następujące definicje:

a) Kanał zgłoszeń - ustanowiony w podmiocie bezpieczny i poufny sposób dokonywania zgłoszeń wewnętrznych,

b) Procedura - niniejsza procedura przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych,

c) Podmiot -Urząd Gminy w Żukowie,

d) Zespół - osoby w ramach struktury organizacyjnej upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz bezstronne osoby w ramach struktury organizacyjnej upoważnione do podejmowania działań następczych, w tym weryfikację zgłoszenia, dalszą komunikację z sygnalistą, występowanie o dodatkowe informacje oraz przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej. 

§ 2. 

USTALONE KANAŁY ZGŁOSZEŃ

1. W celu dokonania zgłoszenia wewnętrznego, sygnalista korzysta z ustalonych przez Podmiot następujących Kanałów Zgłoszeń:

a) elektroniczny system o nazwie „Sygnalizuj.pl”, w ramach którego pod adresem https://zukowo.sygnalizuj.pl/pl udostępniony został formularz online do składania zgłoszeń zgodnie ze wskazówkami wskazanymi w systemie. Każde Zgłoszenie otrzymuje swój indywidualny numer udostępniany sygnaliście. Dzięki numerowi zgłoszenia sygnalista otrzymuje wgląd do procesu przyjmowania zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych przez Podmiot,

b) w formie listowej na adres urzędu: Urząd Gminy w Żukowie, ul. Gdańska 52, 83-330 Żukowo z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie nieprawidłowości - nie otwierać”. Dla zachowania pełnego bezpieczeństwa oraz poufności można umieścić zgłoszenie w kopercie opisanej „Zgłoszenie nieprawidłowości – nie otwierać”, następnie dokonać czynności zaklejenia i umieszczenia w drugiej kopercie, na której będą widniały tylko dane adresowe Urzędu Gminy w Żukowie. Pracownicy Biura Obsługi Klienta po otwarciu pierwszej koperty i odczytaniu adnotacji „nie otwierać” na drugiej kopercie przekażą obie koperty, w tym drugą ze zgłoszeniem nienaruszoną do upoważnionego zespołu.

2. Zgłoszenia złożone z pominięciem ustalonych w niniejszej procedurze kanałów zgłoszeń, nie będą rozpatrywane na zasadach wskazanych w procedurze.

3. Ustalone kanały zgłoszeń nie dotyczą zgłoszenia zewnętrznego, które sygnalista może dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. W szczególnych przypadkach może ono zostać przekazane do stosownych do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

§ 3. 

DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

1. Aby przyspieszyć rozpatrywanie zgłoszenia i podjęcie odpowiednich działań następczych, zaleca się, aby w zgłoszeniu określić: 

a) dane sygnalisty i sposób kontaktu z sygnalistą (chyba, że zgłoszenie jest dokonywane anonimowo), 

b) dane osoby, której dotyczy zgłoszenie,

c) kategorię naruszenia prawa,

d) wszelkie okoliczności wskazujące na naruszenie prawa,

e) informacje, dokumenty oraz inne dowody dotyczące wystąpienia naruszenia prawa lub nieprawidłowości wskazanych w zgłoszeniu, w tym w szczególności dane świadków naruszenia,

f) miejsce, czas, okres, w którym doszło do naruszenia.

2. Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia powinien zapoznać się z niniejszą procedurą oraz klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych, która stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.

3. Podmiot obsługuje zgłoszenia dokonane anonimowe.

4. Dane osobowe sygnalisty, które pozwalają na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

5. W przypadku, gdy ujawnienie tożsamości sygnalisty jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującej osobie, której dotyczy Zgłoszenie, ust. 4 powyżej nie stosuje się. W takiej sytuacji przed dokonaniem ujawnienia tożsamości sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę i przesyła mu w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.

6. W celu rozpatrzenia zgłoszenia oraz podjęcia działań wyjaśniających i następczych konieczne może okazać się uzupełnienia przez sygnalistę informacji przekazanych w zgłoszeniu. W takiej sytuacji podmiot ma prawo skontaktować się z sygnalistą z prośbą o ich uzupełnienie wskazując, jakie informacje są niezbędne.

7. W przypadku anonimowego zgłoszenia, podmiot przekazuje wymagane w tej procedurze informacje wyłącznie za pośrednictwem systemu Sygnalizuj.pl, chyba że sygnalista podał w zgłoszeniu inne dane kontaktowe.

§ 4. 

PRZYJMOWANIE ORAZ ROZPATRYWANIE ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

1. Przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, rozpatrywanie zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych i kontakt z sygnalistą został powierzony zespołowi upoważnionemu przez podmiot. 

2. Po złożeniu zgłoszenia, sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od daty otrzymania zgłoszenia.

3. Po otrzymaniu i potwierdzeniu zgłoszenia, zespół przeprowadza wstępną analizę, oceniając czy przekazana informacja stanowi informację o naruszeniu prawa, a także czy przekazana informacja pozwala na rozpoczęcie postępowania wyjaśniającego. Na tym etapie zespół ma prawo zwrócić się do sygnalisty o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia.

4. Zespół może odstąpić od rozpatrywania zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego tylko w sytuacjach, gdy zgłoszenie jest sposób oczywisty nieprawdziwe lub gdy mimo prób nie udało się uzyskać od sygnalisty niezbędnych informacji do rozpatrywania zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

5. Jeśli przedmiotem zgłoszenia jest informacja o naruszeniu prawa, a posiadane dane pozwalają ocenić zgłoszenie jako prawdziwe i wystarczające, aby uznać, że istnieje prawdopodobieństwo naruszenia lub nieprawidłowości przepisów prawa w podmiocie, zespół rozpoczyna postępowanie wyjaśniające.

6. Zespół prowadzi postępowanie wyjaśniające samodzielnie, o ile charakter zgłoszenia i przedstawione w nim dowody oraz okoliczności nie wymagają zaangażowania innych osób. Zespół może skorzystać ze wsparcia niezależnego i bezstronnego eksperta, jeśli jego wiedza i doświadczenie mogą okazać się pomocne przy prowadzeniu działań wyjaśniających. Ekspert może być zostać powołany jako członek zespołu w przypadku, kiedy jest osobą należącą do struktury organizacyjnej podmiotu. W takim wypadku podmiot upoważnia eksperta do prowadzenia działań wyjaśniających na piśmie oraz zobowiązuje go do zachowania poufności w zakresie uzyskanych danych osobowych i informacji, także po zakończeniu prowadzenia działań wyjaśniających. W przypadku, gdy ekspert nie należy do struktury podmiotu,  nie jest on członkiem zespołu i nie mogą być mu udostępniane dane osobowe wskazane w zgłoszeniu, ani żadne informacje pozwalające na ustalenie tożsamości sygnalisty, czy osób wskazanych w zgłoszeniu. W takim wypadku ekspert pełni jedynie funkcję doradczą.  

7. W przypadku, gdy w skład zespołu wchodzi osoba, której dotyczy zgłoszenia, zostaje ona wyłączona z procesu rozpatrywania zgłoszenia, które jej dotyczy. Każdy członek zespołu może też samodzielnie poinformować o okolicznościach go wyłączających lub mających wpływ na jego obiektywność i bezstronność. W wypadku wyłączenia członka zespołu Podmiot wyznaczy i upoważni inną osobę do rozpatrzenia zgłoszenia, jeśli inni członkowie zespołu nie będą w stanie rozpatrzyć Zgłoszenia.

8. Zespół, prowadząc postępowanie wyjaśniające, działa zgodnie z zasadami uczciwości, bezstronności i poufności oraz zasadami określonymi w niniejszej procedurze, a w przypadkach nieuregulowanych – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928). 

9. Zespół chroni sygnalistę, podejmując działania mające na celu zapobieżenie ujawnieniu jego tożsamości osobom trzecim oraz wszelkim formom działań, takim jak nierówne traktowanie, mobbing czy prześladowanie. Ochrona ta obejmuje także osoby bliskie sygnaliście, powiązane z sygnalistą czy pomagające mu dokonać zgłoszenia.

10. W celu wyjaśnienia okoliczności wskazanych w zgłoszeniu zespół ma prawo przeprowadzić poufne spotkania z innymi pracownikami lub współpracownikami, w szczególności wymienionymi w zgłoszeniu jako świadkowie naruszenia prawa. 

11. Zespół sporządza notatkę służbową z każdego spotkania, a wyjaśnienia i informacje uzyskane od wezwanych osób są zapisywane w protokole.

§ 5. 

PODEJMOWANIE DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

1. Po zakończeniu czynności wyjaśniających zespół podejmuje decyzję, co do podjęcia działań następczych bądź odstąpienia od nich w przypadku, kiedy zgłoszenie okaże się niezasadne. 

2. W ramach działań następczych zespół może zalecić i podjąć konkretne działania naprawcze lub dyscyplinarne wobec osoby, która dopuściła się naruszenia prawa. W szczególności może polegać ono na wszczęciu dodatkowego postępowania wyjaśniającego, kontroli lub postępowania administracyjnego, ale również wniesienie oskarżenia, powództwa czy innych działań mających na celu dochodzenie roszczeń w stosunku do osoby, która dopuściła się naruszenia prawa. 

3. Zadaniem zespołu jest również przedstawienie środków zaradczych, które mają na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń prawa w przyszłości. 

4. Jeśli zespół składa się z kilku osób, decyzje co do działań następczych oraz środków zaradczych podejmowane są zwykłą większością głosów. W przypadku równości głosów, ostateczne rozstrzygnięcie sprawy należy do przewodniczącego Zespołu.

5. W ciągu 3 miesięcy od dnia potwierdzenia zgłoszenia zespół przekazuje sygnaliście informację zwrotną o planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powody tych działań. W przypadku nieprzekazania sygnaliście potwierdzenia zgłoszenia, termin wskazany w zdaniu pierwszym liczony jest od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

§ 6. 

PROWADZENIE REJESTRU ZGŁOSZEŃ

1. Zespół zobowiązany jest do prowadzenia rejestru każdego zgłoszenia. 

2. Rejestr zgłoszeń zawiera:

a) numer zgłoszenia,

b) przedmiot naruszenia,

c) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,

d) adres do kontaktu sygnalisty,

e) datę dokonania zgłoszenia,

f) informację o podjętych działaniach następczych,

g) datę zakończenia sprawy.

3. Rejestr prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a wszelkie informacje dotyczące zgłoszenia przechowywane są w rejestrze przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Rejestr prowadzony jest w systemie zakupionym do obsługi zgłoszeń. 

§ 7. 

OCHRONA SYGNALISTY I INNYCH OSÓB

1. Zakazane jest podejmowanie jakichkolwiek działań bądź groźby czy próby takich działań odwetowych zmierzających do utrudnienia sygnaliście, osobie powiązanej z sygnalistą lub osobie, która pomogła sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia. 

2. Zespół ponosi odpowiedzialność za poufność dokonanego zgłoszenia oraz jest obowiązany do właściwego reagowania na wszelkie przejawy działań odwetowych oraz ujawnienie tożsamości sygnalisty.

3. Osoby wskazane w ust. 1 uprawnione są do niezwłocznego powiadomienia zespołu o działaniach odwetowych skierowanych przeciwko nim oraz ujawnieniu ich tożsamości.

§ 8.

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

1. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenia jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba, że za wyraźną zgodą Sygnalisty.

2. Dane osobowe przetwarzane są tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Te dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane, tj. nie później niż w ciągu 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

3. Dane osobowe usuwane są w terminie 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 9.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Podmiot udostępnia niniejszą procedurę do wglądu w miejscu ogólnodostępnym dla Pracowników i osób współpracującym oraz przekazuje informację o Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy osobom ubiegającym się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy bądź  usług  lub pełnienia funkcji czy służby w Podmiocie.

2. Niniejsza Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Podmiocie.